“Onze club kan niet zonder jou!”

Inleiding

Voetbalvereniging RKSV Heeze bestaat dankzij vrijwilligers. De ene vrijwilliger besteedt meer tijd aan RKSV Heeze dan een andere. Dit kan variëren van een bestuursfunctie tot het vervoeren van teamleden tijdens een uitwedstrijd of helpen bij een toernooi. Iedere bijdrage, hoe klein dan ook, is belangrijk voor het voortbestaan van de vereniging.
RKSV Heeze leert dat sporten in teamverband vooral “samenwerken” is. Dat geldt niet alleen in het veld, maar ook daarbuiten. Samen werken, samen de vereniging opbouwen, samen succesvol zijn. Tijd voor een duidelijk beleid: RKSV Heeze kan niet zonder jou!
Wat heeft de RKSV Heeze vrijwilligers te bieden?

• RKSV Heeze  is een enthousiaste club waar sportiviteit en gezelligheid centraal staan. Hier draag je als vrijwilliger aan bij. Je hebt het gevoel dat de club, mede dankzij jou bijdrage, de club kan zijn waar iedereen graag bij hoort!
• Door als vrijwilliger betrokken te zijn bij de club, ontmoet je “medeclubgenoten”. Hierbij geldt  natuurlijk dat gezelligheid en contact met anderen er gewoon bijhoren.
• Als vrijwilliger leer je nieuwe dingen, je kunt cursussen volgen en jezelf ontwikkelen.

Doel vrijwilligersbeleid

Dit vrijwilligersbeleidsplan moet waarborgen dat er een optimale bezetting is/komt van de verschillende functies bij RKSV Heeze met gemotiveerde en deskundige vrijwilligers. En dat continuïteit in de bezetting van de functie gewaarborgd is.

Verantwoordelijkheid vrijwilligersbeleid

Het vrijwilligersbeleid van RKSV Heeze is een verantwoordelijkheid van het Hoofdbestuur. Het bestuurslid Vrijwilligers maakt daarom deel uit van het hoofdbestuur.  Het bestuurslid vrijwilligers kan zich laten bijstaan door een vrijwilligerscommissie

Uitgangspunten  vrijwilligersbeleid

Vrijwilligerswerk is en blijft het werk van vrijwilligers, maar RKSV Heeze heeft ook een organisatie die goed moet blijven draaien. Daarom een paar simpele, maar heldere regels(uitgangspunten) :

• RKSV Heeze doet een beroep op iedereen die kan bijdragen aan de vereniging. Jong of oud, man of vrouw, lid of ouder. De werkzaamheden kunnen aangepast worden aan capaciteiten en beschikbare tijd.
• RKSV Heeze vervult een sociaal maatschappelijke functie. Leden dragen daar in bij en hebben daar zelf baat bij.
• Behoudens enkele uitzonderingen wordt door RKSV geen geldelijke vergoeding gegeven voor het verrichten van vrijwilligerswerk
• RKSV Heeze hanteert normen en waarden conform de “Gedragscode RKSV Heeze.”
• Vrijwillig betekent niet vrijblijvend. De vrijwilliger draagt zelf de verantwoordelijkheid voor de werkzaamheden die hij/zij binnen RKSV Heeze verricht.
• Een vrijwilligersfunctie wordt aanvaard voor een vooraf bepaalde termijn, of voor een vooraf bepaalde taak.
• RKSV Heeze zet zich in om de inzet van vrijwilligers op diverse wijzen te waarderen.
• Het moet leuk zijn om bij RKSV Heeze een functie uit te voeren.
• Alle functies binnen RKSV Heeze worden opgenomen in het organigram en volgens een vast model taak/functie omschrijving beschreven.

Mensen kunnen zich opgeven voor een bepaalde functie, maar moeten ook weten dat nieuwe initiatieven en ideeën welkom zijn. Het hoofdbestuur en de hoofdcommissies zullen actief netwerken binnen de vereniging en zo nodig leden benaderen voor een vrijwilligersfunctie.

Motivatie van vrijwilligers

De vereniging is van de leden. Dat is het gevoel dat de vrijwilligers moeten hebben. Leden moeten het gevoel hebben dat ze bij de club betrokken worden, dat ze zelf een beetje “eigenaar” zijn van de club. Dit stelt vooral eisen aan het functioneren van het bestuur.
Beleidskeuzes dienen helder en rechtlijnig te zijn, maar ook moet tijdig, open en volledig naar de leden gecommuniceerd worden. Daarbij moet ruimte zijn om te discussiëren, waarbij leden en bestuur naar elkaar luisteren. Zo creëren de beleidsmakers draagvlak onder de leden, krijgen de leden meer binding met de vereniging en hebben beiden de motivatie om aan “hun” eigen stukje RKSV Heeze te werken.

Waarderen en belonen van vrijwilligers

RKSV Heeze heeft als standpunt dat vrijwilligers niet worden betaald voor hun werkzaamheden. Het uitgangspunt van vrijwilligerswerk is dat je als individu mensen wilt helpen en iets wil bijdragen aan het nut van het algemeen . Zelfwaardering is het belangrijkste wat iemand kan vinden in zijn vrijwilligerswerk. Daarnaast is waardering van de leden heel belangrijk. Het vrijwilligerswerk staat immers ten dienste van de leden. De leden van de vereniging dienen daarom respectvol met de vrijwilligers om te gaan. Ze doen het werk voor hen.
Als blijk van waardering, organiseert de vereniging verschillende activiteiten gericht op bepaalde groepen vrijwilligers (clinics, uitstapjes, cursussen etc.) en aan het eind van het seizoen een feestavond en/of barbecue voor alle vrijwilligers.
Het  vertrek van een vrijwilliger wordt met een persoonlijk tintje omlijst.
Selectietrainers nemen qua belonen in de organisatie een aparte plaats in. Van de mensen op deze functies wordt meer geëist en verwacht. Hiervoor krijgen zij dan ook een passende vergoeding; in feite zijn zij geen “echte” vrijwilligers meer, maar professionals op hun vakgebied.

Opzetten en onderhouden van een databank vrijwilligers

RKSV Heeze beschikt over een database waarin alle functies binnen de vereniging en alle  leden en ouders van leden < 18 jaar opgenomen zijn.  Van ieder lid worden de volgende gegevens in deze database opgenomen: -
Naam, adres, beroep, hobby’s  en gebieden waarbinnen zijn binnen de vereniging iets als vrijwilliger zouden kunnen betekenen. Nadrukkelijk wordt gevraagd of hiervoor nu of mogelijk in de toekomst belangstelling voor is. Daarnaast staan hierin alle taken en functies van bestaande vrijwilligers. Het opzetten van deze  databank brengt een aantal voordelen met zich mee.
Er ontstaat een duidelijk overzicht als het gaat om waar (binnen welke commissie) vrijwilligers nodig zijn, wat voor een soort (bijv. trainer of kantinevrijwilliger) vrijwilligers nodig zijn en wie als vrijwilliger actief zijn binnen RKSV Heeze.
Tevens kan een databank fungeren als een hulpmiddel bij de werving van nieuwe vrijwilligers. Door het vastleggen van de achtergrond van leden en ouders  wordt het makkelijk om een vrijwilliger te vinden die een bepaalde taak ook zou kunnen vervullen. Deze leden of ouders kunnen dan actief door de vereniging  benaderd worden.
De gegevens worden bewaard zolang de betrokkenen lid is van de vereniging. Bij afzegging lidmaatschap worden ook de gegevens uit de database verwijderd. De gegevens worden enkel en alleen gebruikt ten behoeve van het werven en registeren van vrijwilligers. De gegevens zullen niet aan derde beschikbaar worden gesteld.

Werven van vrijwilligers

Het ontstaan van een vacature is veelal als eerste bekend bij de betreffende hoofdcommissie. De betreffende hoofdcommissie meldt de vacature bij het bestuurslid vrijwilligers. Indien in de functiebeschrijving staat opgenomen dat de hoofdcommissie verantwoordelijk is voor het werven van nieuwe vrijwilligers (zoals bijvoorbeeld de jeugdcommissie jeugdleiders werft), dan kan de betreffende hoofdcommissie via de database een lijst van potentiële vrijwilligers opstellen en deze actief gaan benaderen. 
Het betreffende hoofd van de commissie benadert  eventuele kandidaten persoonlijk en tracht hen enthousiast  te maken voor de vacature. Nadat iemand belangstelling toont volgt er afhankelijk van de vacature een gesprek. Hierbij kan naast de hoofd van de commissie en eventuele leden ook een derde persoon aanwezig zijn die met name de persoonlijke aspecten beoordeelt. De zwaarte van dit oordeel wordt door het bestuurslid vrijwilligers gewogen. 

Begeleiden en ondersteunen van vrijwilligers

In elke functiebeschrijving is vastgelegd door welk persoon de vrijwilliger ondersteund wordt. Nieuwe vrijwilligers worden bij voorkeur ingewerkt door de “oude” vrijwilliger. Indien dit niet mogelijk is wordt dit gedaan door de in de functiebeschrijving vastgelegde ondersteunende persoon/functie.
De begeleiding van nieuwe vrijwilligers bestaat minimaal uit een introductiegesprek met daarin een toelichting op de functie, het functioneren binnen de vereniging en een kennismaking met direct betrokkenen.
Vervolgens worden onder begeleiding de taken uitgevoerd, totdat de nieuwe vrijwilliger zelf aangeeft in staat te zijn om zelfstandig te functioneren.

Deskundigheidsbevordering

Wanneer (potentiële) vrijwilligers niet volledig aan de functiebeschrijving voldoen en dit kan worden opgelost door een opleiding of cursus  zal de vereniging de eventuele kosten (cursus, materiaal- en reiskosten) voor haar rekening nemen. Dit zijn onder meer de functies “Trainer”, “Jeugdtrainer” en “Scheidsrechter”.  (EHBO)

Behouden van vrijwilligers

Mensen willen zich ontwikkelen, en daarbij niet alleen kennis opdoen maar deze kennis en
vaardigheden ook daadwerkelijk in de praktijk gebruiken. Dit vrijwilligersbeleidsplan is gemaakt om capabele en enthousiaste vrijwilligers op de juiste plek te krijgen en te behouden. Daarom is het belangrijk dat vrijwilligers hun ambities kenbaar kunnen maken.
Ook is het  geven van ruimte voor initiatieven belangrijk voor het behoud van de vrijwilligers. Vrijwilligers moeten ervaren dat de vereniging initiatieven, mits vooraf overlegd, aanmoedigt.
Door positieve aandacht aan initiatieven te schenken, weten de vrijwilligers die meegeholpen hebben dat ze gewaardeerd worden en dat initiatieven buiten de functiebeschrijvingen om, erg op prijs gesteld worden, want originele ideeën en initiatieven maken de vereniging speciaal.

Verzekering

RKSV Heeze gaat er vanuit dat iedere vrijwilliger, indien nodig, zijn/haar persoonlijke verantwoordelijkheid heeft genomen voor wat betreft verzekeringen.